Prozessoptimierung & Software
Digitalisierungsberatung für Ihren Betrieb
Ein Ablauf, der heute über Zuruf, Excel-Listen oder mehrere getrennte Systeme läuft, soll am Ende zuverlässig funktionieren, mit der Software, die zu ihm passt.
Bis zu 50 % BAFA-Zuschuss auf die Beratung. So funktioniert die Förderung
Vier Beratungsschritte
Was Sie am Ende in der Hand haben.
- Eine dokumentierte Bestandsaufnahme des heutigen Ablaufs
- Ein Soll-Konzept mit benannten Zuständigkeiten
- Eine begründete Softwareauswahl, passend zum Ablauf, nicht zur Funktionsliste
- Fachliche Begleitung der Einführung bis zur laufenden Nutzung
Vier Stufen
Vom ersten Gespräch bis zum vollen Mandat.
- Erstgespräch 30 Minuten, kostenfrei.
- Unternehmergespräch 90 Minuten, ab 390 Euro, mit schriftlicher Zusammenfassung. Wird das Digitalisierungsmandat innerhalb von drei Wochen beauftragt, wird der Betrag angerechnet.
- Ist-Analyse eines Ablaufs Ein Tag, 1.200 Euro, anrechenbar auf ein Digitalisierungsmandat.
- Digitalisierungsberatung Fünf bis dreißig Tage, ab 6.000 Euro, ab zehn Tagen über MID förderfähig.
Ein klar abgegrenzter Ablauf lässt sich manchmal in fünf Tagen lösen, ein umfangreicheres Vorhaben braucht die vollen dreißig. Der Umfang richtet sich nach dem, was der Ablauf tatsächlich verlangt.
Abläufe lassen sich am besten dort beurteilen, wo sie stattfinden. Im Rheinland zwischen Düsseldorf, Köln und Bonn sind Termine im Betrieb ohne großen Reiseaufwand möglich, darüber hinaus läuft die Zusammenarbeit überwiegend per Video.
In meiner beruflichen Laufbahn vor DiKoKi habe ich für ein Unternehmen den Anfrage- und Buchungsprozess digitalisiert, Formulare integriert, Auswertungen eingerichtet und ein KI-gestütztes Werkzeug eingebunden, in operativer Verantwortung, nicht als beauftragtes Beratungsmandat.
Der Unterschied zur KI-Konzeptberatung
Die KI-Konzeptberatung prüft einen einzelnen Engpass auf künstliche Intelligenz und endet vor der Einführung. Die Digitalisierungsberatung nimmt den ganzen Ablauf, wählt die passende Software aus und begleitet deren Einführung. Manche Digitalisierungsprojekte enthalten dabei auch einen KI-Baustein.
Wenn ein Ablauf technisch funktioniert und Kunden oder Mitarbeitende trotzdem nicht so handeln wie vorgesehen, hilft keine weitere Software. Dann ist die Kommunikationsberatung der passendere Weg.
Standardsoftware, individuelle Lösung oder eine Kombination?
Standardsoftware zwingt einen Betrieb mitunter in ihre vorgegebenen Abläufe, individuelle Entwicklung passt sich dem Betrieb an, kostet dafür mehr und schafft eine eigene technische Abhängigkeit. Bei branchenüblichen, wenig strategischen Prozessen wie Buchhaltung, Zeiterfassung oder einfacher Dienstplanung ist Standardsoftware fast immer die wirtschaftlichere Wahl, weil sich die Entwicklungskosten auf viele Kunden verteilen. Individuelle Entwicklung wird erst dann interessant, wenn ein Prozess zentral fürs Geschäftsmodell ist, mit Standardsoftware nur über aufwendige Umwege funktioniert oder in großem Volumen läuft. Zwischen beiden Polen liegt meist die wirtschaftlich beste Lösung: konfigurierte Standardsoftware mit Automatisierungen, Formularen und passenden Schnittstellen.
Eine zweite, oft unterschätzte Entscheidung betrifft die Softwarelandschaft insgesamt: eine einzige All-in-one-Plattform oder mehrere spezialisierte Werkzeuge. Eine Plattform bündelt Informationen zentral und lohnt sich, sobald viele Teams dieselben Daten nutzen. Kleine Betriebe zahlen dafür aber oft für Funktionen mit, die sie nie brauchen. Mehrere spezialisierte Werkzeuge senken die Einstiegskosten, verlangen dafür klare Regeln für die Übergaben dazwischen, sonst verschwindet der Preisvorteil in manueller Datenübertragung und Fehlern. Wie viele Personen im Prozess arbeiten, wie oft Daten zwischen Werkzeugen wandern müssen und wie teuer ein späterer Wechsel wäre, entscheidet, welche Variante zum jeweiligen Wachstumsstand passt. Eine Wechselgrenze, etwa ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl oder einem bestimmten Auftragsvolumen, macht den späteren Umstieg planbar statt überraschend.
Ab welchem Umsatz sich Branchensoftware überhaupt rechnet, zeigt Ab welchem Umsatz sich Branchensoftware rechnet, ob zuerst der Ablauf oder die Software geändert werden sollte Erst den Prozess ändern oder zuerst neue Software kaufen?, wann sich speziell ein CRM lohnt Wann lohnt sich ein CRM für kleine Unternehmen? Warum eine technisch saubere Einführung trotzdem scheitern kann, rechnet Warum Mitarbeitende neue Software nicht nutzen, obwohl sie funktioniert durch.
Bis zu 50 % Zuschuss vom BAFA
Die Digitalisierungsberatung ist über das BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ förderfähig. In NRW übernimmt das BAFA 50 % der Beratungskosten, gerechnet auf höchstens 3.500 Euro. Der Zuschuss beträgt also bis zu 1.750 Euro. In Förderregionen, etwa in Sachsen, sind es 80 % und bis zu 2.800 Euro.
Gefördert wird die Beratung: Ablauf aufnehmen, Soll-Prozess entwickeln, Anforderungen ableiten, Software auswählen. Die Einführung selbst ist nicht förderfähig. Ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, zeigt der Fördercheck in zwei Minuten.
Fördercheck starten BAFA-Förderung im Detail
Größere Projekte: MID – Digitale Prozesse
Ab zehn Beratungstagen kann ein Digitalisierungsprojekt über das NRW-Landesprogramm MID mit bis zu 15.000 Euro gefördert werden. Die NRW.BANK nimmt ab 19. Oktober 2026, 10 Uhr, wieder Anträge an, bis die zusätzlichen Mittel vergeben sind, spätestens am 15. Dezember 2026. Zum Programm