Abläufe digitalisieren
Erst den Prozess ändern oder zuerst neue Software kaufen?
Eine Softwaredemo beginnt meist mit Funktionen. Eine Digitalisierung sollte mit dem Ablauf beginnen.
Wer einen unklaren Prozess direkt in ein neues System überträgt, digitalisiert häufig nur dieselben Rückfragen, Doppelarbeiten und Ausnahmen. Danach ist der Ablauf moderner, aber nicht automatisch besser.
Ein Beispiel: die Anfrage kommt an, aber niemand besitzt sie
Eine Kundenanfrage landet per E-Mail. Eine Person überträgt Daten in Excel. Der Inhaber kalkuliert. Jemand anderes schreibt das Angebot. Nach einer Woche weiß niemand sicher, ob nachgefasst wurde.
Jeder dieser Wechsel zwischen E-Mail, Excel und Angebotserstellung ist ein Medienbruch: Informationen werden neu erfasst statt weiterverwendet, und genau dort entstehen Fehler und Zeitverlust.
Die naheliegende Lösung lautet: CRM kaufen. Vorher müssen aber andere Fragen beantwortet werden: Wer ist ab Eingang für die Anfrage verantwortlich? Welche Angaben müssen vor einer Kalkulation vorliegen? Wann gilt eine Anfrage als qualifiziert? Wer darf Preise entscheiden? Nach wie vielen Tagen wird nachgefasst?
Ohne diese Antworten kann auch das beste CRM nur Felder bereitstellen.
Fünf Fragen vor jeder Softwareauswahl
Was löst den Prozess aus? Eine Anfrage, ein Auftrag, eine Reklamation, eine Bestellung oder ein interner Bedarf. Der Startpunkt muss eindeutig sein.
Was ist das gewünschte Ergebnis? Konkret etwa „vollständiges Angebot versendet" oder „Einsatz dokumentiert und abrechenbar", als Ergebnis formuliert und messbar am Abschluss des Vorgangs.
Welche Schritte sind wirklich notwendig? Jeder zusätzliche Übergabepunkt erhöht Aufwand und Fehlerwahrscheinlichkeit. Schritte, die nur deshalb existieren, weil das alte System es verlangt, gehören auf den Prüfstand.
Wer entscheidet an welcher Stelle? Software kann Aufgaben zuweisen. Sie kann nicht entscheiden, welche Verantwortung eine Rolle im Unternehmen haben soll.
Welche Daten müssen einmal vorhanden sein? Wenn Kundendaten dreimal eingegeben werden, ist das ein Medienbruch. Ziel sollte sein, dass Informationen dort erfasst werden, wo sie entstehen, und danach weiterverwendet werden.
Wann die Softwareauswahl beginnt
Erst wenn der Soll-Ablauf steht, wird aus einer Funktionsliste ein Anforderungskatalog. Dann lässt sich prüfen: Muss die Lösung mobil funktionieren? Welche Schnittstellen sind notwendig? Wie viele Nutzer brauchen welchen Zugriff? Welche Auswertungen werden wirklich gebraucht? Welche Daten müssen übernommen werden? Wie viel Einrichtung kann der Betrieb selbst leisten?
Die passende Software ist nicht die mit den meisten Möglichkeiten. Sie ist die, die den gewünschten Ablauf mit vertretbarem Aufwand trägt.
Wann eine kleine Lösung besser ist
Ein Betrieb mit wenigen Nutzern und überschaubarem Ablauf braucht nicht automatisch ein großes Branchensystem. Die laufenden Lizenzkosten sind nur ein Teil. Einrichtung, Pflege, Schulung und interne Administration gehören ebenfalls in die Rechnung.
Auf DiKoKi gibt es dazu bereits den Beitrag „Ab welchem Umsatz sich Branchensoftware rechnet".
Förderung in Nordrhein-Westfalen
Für KMU mit Sitz in Nordrhein-Westfalen kann das Programm MID – Digitale Prozesse externe Beratung von der Ist-Analyse über Soll-Konzeption und Softwareauswahl bis zur Einführungsbegleitung fördern. Im Förderaufruf 2026 sind bis zu 500 Euro pro Beratungstag über maximal 30 Tage möglich, höchstens 15.000 Euro Zuschuss.
Software, Hardware und Lizenzen selbst gehören bei MID – Digitale Prozesse nicht zu den förderfähigen Beratungskosten. Ob Ihr Vorhaben in das Programm passt, klärt der MID-Fördercheck in zwei Minuten.
Text: Igor Solowjew