Datenschutz­erklärung – DiKoKi Unternehmens­beratung

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutz­erklärung gilt für alle Besucher der Website www.dikoki.de sowie für alle Kontaktaufnahmen und Anfragen, die über diese Website, per E-Mail oder Telefon eingehen. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Institutionen und Freiberufler (B2B).

2. Hosting

Das Hosting erfolgt bei HostEurope GmbH, Köln, Deutschland, mit Serverstandort innerhalb der EU. Bei jedem Seitenaufruf werden technische Protokolldaten verarbeitet: IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seiten, Browsertyp. Zweck: technischer Betrieb und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Löschung nach Ablauf gesetzlicher Fristen.

3. Kontaktaufnahme

Anfragen per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular werden zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach nach handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Kontakt über WhatsApp. Sie können mich für Terminabsprachen und kurze Fragen über WhatsApp Business erreichen. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wenn Sie mir über WhatsApp schreiben, werden Ihre Telefonnummer, Ihr Profilname und der Inhalt Ihrer Nachrichten verarbeitet. WhatsApp verarbeitet zusätzlich Nutzungs- und Gerätedaten in eigener Verantwortung; dabei kann eine Übermittlung an die Meta Platforms, Inc. in den USA erfolgen, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist. Ich synchronisiere für WhatsApp kein Adressbuch und bespreche Beratungsinhalte und Unterlagen nicht über WhatsApp, sondern telefonisch, per Video oder E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage zu einer Beratung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einfache Kontaktmöglichkeit). Die Nutzung ist freiwillig; Sie erreichen mich ebenso per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular. Chatverläufe lösche ich spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Anfrage, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Weitere Informationen: Datenschutz­richtlinie von WhatsApp.

4. Formulare auf dieser Website

Kontaktformular, Website-Check, Chef-Typ-Test und BAFA-Fördercheck werden über JotForm verarbeitet (JotForm Inc., San Francisco, USA). Formulardaten werden auf EU-Servern gespeichert (Frankfurt). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor. Kontaktformular, Website-Check und Chef-Typ-Test sind direkt in diese Website eingebaut; Ihre Angaben gehen erst beim Absenden an JotForm. Der Fördercheck wird als Formular von JotForm eingebettet.

BAFA-Fördercheck. Dabei werden folgende Daten erhoben:

• Name und E-Mail-Adresse
• Unternehmens­standort (Bundesland)
• Mitarbeiterzahl und Jahresumsatz (als Bereichsangabe)
• Beschreibung des Beratungs­bedarfs (freiwillig)

Zweck: Bearbeitung der Anfrage, Prüfung der Förderfähigkeit und Vorbereitung des Erst­gesprächs. Keine Nutzung für Werbezwecke, keine Weitergabe an Dritte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: sechs Monate nach Erstkontakt, danach Löschung, sofern kein Beratungsvertrag zustande kommt.

Kontaktformular „Erstgespräch anfragen“. Erhoben werden Ihr Anliegen, Name und E-Mail-Adresse, freiwillig Telefonnummer, Unternehmen und ein Themenschwerpunkt, außerdem die Sprachfassung und die Seite, auf der Sie die Anfrage abschicken. Geben Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse an, ruft diese Website zur Vorbereitung des Gesprächs die öffentlich zugängliche Startseite und das Impressum der zugehörigen Domain ab und übernimmt Titel, Kurzbeschreibung, Firmenname, Ort und Registereintrag in die Anfrage. Personennamen werden dabei nicht übernommen. Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Eingangsbestätigung an Sie und die interne Benachrichtigung werden über den E-Mail-Dienst von Brevo (Brevo GmbH, Berlin) als Auftragsverarbeiter versendet.

Website-Check. Erhoben werden die Adresse Ihrer Website, Ihre E-Mail-Adresse und freiwillig ein Schwerpunkt, außerdem die Seite, auf der Sie den Check anfordern, und, wenn Sie über eine Anzeige oder einen Kampagnenlink kommen, die Kampagnenkennungen (utm-Parameter, gclid). Ich sehe mir die öffentlich zugänglichen Seiten Ihrer Website an und schicke Ihnen das Ergebnis per E-Mail. Die Eingangsbestätigung wird über Brevo (Brevo GmbH, Berlin) als Auftragsverarbeiter versendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angeforderten Leistung). Ihre Angaben lösche ich spätestens sechs Monate nach Eingang Ihrer Anfrage. Vereinbaren wir ein Gespräch, lösche ich sie spätestens zwölf Monate danach, sofern daraus kein Auftrag entsteht.

Beim Website-Check spreche ich Sie in der Ergebnis-E-Mail gern mit Namen an. Enthält Ihre E-Mail-Adresse Ihren Namen (etwa vorname.nachname@), bildet meine Website die Anrede daraus nach festen Regeln. Ihre E-Mail-Adresse und dieser Name gehen dabei nicht an KI-Werkzeuge. Nutzen Sie eine allgemeine Adresse Ihrer eigenen Domain (etwa info@), nehme ich die Anrede aus dem Impressum Ihrer Website: Ist dort genau eine Person als Inhaber oder Geschäfts­führung genannt, übernehme ich ihren Namen, gegebenenfalls mit akademischem Titel und der Anrede Herr oder Frau. Das Impressum liest dabei wie die übrigen öffentlichen Seiten Ihrer Website das KI-Werkzeug Claude von Anthropic aus (siehe Abschnitt 6). Lässt sich keine Person eindeutig zuordnen, spreche ich Ihr Unternehmen an. Stammt der Name aus dem Impressum, weise ich in der Ergebnis-E-Mail darauf hin. Ich verwende den Namen nur für die Anrede und speichere ihn mit dem Entwurf der Ergebnis-E-Mail auf meiner Website; einen Namen aus dem Impressum speichere ich zusätzlich im Freigabepaket (siehe unten). Ich lösche ihn zusammen mit Ihren übrigen Angaben nach den jeweils genannten Fristen. Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an einer persönlichen und korrekten Ansprache (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen; eine kurze Nachricht an kontakt@dikoki.de genügt, dann lösche ich den Namen, auch im Freigabepaket.

Freigabepaket zum Website-Check. Zu jeder Anfrage legt das KI-Werkzeug Claude (siehe Abschnitt 6) ein Freigabepaket als Datei in meinem Google Drive ab, einem Speicherdienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Darin stehen die Adresse Ihrer Website, der von Ihnen gewählte Schwerpunkt (falls angegeben), eine Einordnung Ihres Unternehmens anhand Ihrer Website, Ihres Impressums oder öffentlicher Register, die Befunde mit wörtlichen Zitaten und Links von Ihrer Website, die Textvorschläge und die Ergebnisse der Prüfungen. Ist im Impressum genau eine Person als Inhaber oder Geschäfts­führung genannt, steht im Freigabepaket zusätzlich ihr Name für die Anrede. Ihre E-Mail-Adresse enthält das Freigabepaket nicht. Ich nutze es, um jeden Befund vor dem Versand zu prüfen und auszuwählen, was in die Ergebnis-E-Mail kommt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Namen aus dem Impressum mein berechtigtes Interesse an einer persönlichen und korrekten Ansprache (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Ihr Widerspruchsrecht dazu ist oben beschrieben. Soweit dabei Daten an Google LLC in die USA übermittelt werden, stützt sich dies auf das EU-US Data Privacy Framework. Freigabepakete lösche ich in einem monatlichen Durchgang, spätestens sechs Monate nach Eingang Ihrer Anfrage. Das gilt auch, wenn wir ein Gespräch vereinbart haben.

Bei der Zusatzoption „KI- und Google-Sichtbarkeit prüfen“ enthält das Freigabepaket zusätzlich die Rohdaten der Stichprobe (Fragen, Antworten, Suchergebnisse, Abgleich mit Google Maps); es gilt dieselbe Löschfrist.

Zusatzoption „KI- und Google-Sichtbarkeit prüfen“. Nur wenn Sie im Formular unter „Was soll ich prüfen?“ die Auswahl „Beides“ oder „Nur die KI-Sichtbarkeit“ treffen oder das Formular auf der Seite „KI-Sichtbarkeits-Check“ absenden, prüfe ich mit einer automatisierten Stichprobe, ob KI-Suchen, Google und Google Maps Ihren Betrieb bei typischen Kundenfragen nennen. Zweck ist die Durchführung dieser von Ihnen zusätzlich angeforderten Leistung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dafür entnehme ich den öffentlich zugänglichen Seiten Ihrer Website Firmenname, Leistungen und Ort und bilde daraus Suchfragen. Ihre E-Mail-Adresse wird nicht übermittelt. Übermittelt werden nur Angaben, die öffentlich auf Ihrer Website stehen (Firmenname, Leistungen, Ort); bei Einzel­unternehmen kann der Firmenname den Namen der Inhaberin oder des Inhabers enthalten. Je Dienst gilt:

• Claude: Die Fragen stelle ich der Websuche von Claude. Anbieter ist Anthropic Ireland Limited, Dublin; Anthropics US-Gesellschaften können die Daten auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) verarbeiten. Das Modelltraining mit Eingaben ist in meinen Konten abgeschaltet; im Übrigen gelten die Aufbewahrungsregeln von Anthropic.
• Google: Bis zu fünf Suchbegriffe frage ich über SerpApi, LLC (Austin, Texas, USA) bei Google ab. Übermittlung in die USA auf Grundlage von Standardvertragsklauseln; SerpApi löscht Suchdaten nach eigenen Angaben nach 31 Tagen.
• ChatGPT, Gemini, Perplexity: Bis zu 20 Fragen je Plattform stelle ich über DataForSEO OÜ (Tallinn, Estland, Reg.-Nr. 14502291). Mit DataForSEO gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag, den DataForSEO in seine Nutzungsbedingungen einbezieht. Der Dienst gibt die Fragen an die Plattformen von ChatGPT, Gemini und Perplexity weiter, die Teile davon in den USA verarbeiten; DataForSEO stützt Übermittlungen in Drittländer auf Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse. DataForSEO speichert Anfragedaten nach eigenen Angaben bis zu 365 Tage.
• Google Maps: Einen Suchtext aus Firmenname, Ort und Haupt­leistung sende ich an Google LLC (USA, Google Places). Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework.
• Vermittler: Alle Abrufe laufen über den Dienst Composio (Betreiberin: Sampark, Inc., USA). Übermittelt werden dabei nur die oben genannten Suchfragen, keine E-Mail-Adressen und keine Formularangaben.
• Speicherung: Die Antworten und Suchergebnisse speichere ich als Rohdaten im Google Drive von DiKoKi (Google Ireland Limited, Dublin; Drittlandbezug zu Google LLC über das EU-US Data Privacy Framework), sehe sie durch und sende Ihnen das Ergebnis selbst per E-Mail. Eine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ich lösche die Rohdaten zusammen mit den Prüfunterlagen, spätestens sechs Monate nach Eingang Ihrer Anfrage; die genannten Aufbewahrungsfristen der Dienstleister laufen davon unabhängig.

Terminbuchung. Im Kontaktformular können Sie optional direkt einen Termin für das Erstgespräch wählen. Die freien Zeiten ruft diese Website serverseitig bei JotForm ab; Ihr Browser baut dafür keine Verbindung zu JotForm auf. Mit dem Absenden werden gewählter Termin, Gesprächsart (Video oder Telefon) und Ihre Formularangaben an JotForm übermittelt und als Termin in meinen Google-Kalender eingetragen (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Soweit dabei Daten an Google LLC in die USA übermittelt werden, stützt sich dies auf das EU-US Data Privacy Framework. Gespräche per Video führe ich über Zoom (Zoom Communications, Inc., San Jose, USA); Zoom verarbeitet dabei Verbindungs- und Teilnahmedaten und ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Sie erhalten den Zugang per E-Mail und entscheiden selbst, ob Sie Kamera und Mikrofon nutzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Termindaten lösche ich spätestens zwölf Monate nach dem Gespräch, sofern daraus kein Auftrag entsteht.

Chef-Typ-Test. Im Selbsttest wählen Sie in 18 Aussagenpaaren jeweils die Aussage, die eher auf Sie zutrifft, und geben Ihren größten Engpass beim Delegieren sowie die Größe Ihres Teams an. Daraus wird in Ihrem Browser nach festen Regeln ein Chef-Typ mit Hinweisen berechnet und Ihnen per E-Mail zugesandt. Mit dem Absenden werden Ihre E-Mail-Adresse, freiwillig Ihr Vorname, das berechnete Ergebnis mit dem Ergebnistext, Engpass, Teamgröße, die beiden Punktwerte und die Angabe, ob Sie die Leistungsempfehlung angekreuzt haben, an JotForm übermittelt, damit Sie das Ergebnis per E-Mail erhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Ergebnis ist ein Impuls zur Selbstreflexion, keine psychologische Diagnose, und wird nicht genutzt, um Entscheidungen über Sie zu treffen (keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO). Eine Empfehlung zu passenden Leistungen von DiKoKi senden wir nur, wenn Sie dies im Test gesondert ankreuzen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung können Sie jederzeit per E-Mail an kontakt@dikoki.de widerrufen. Die Angaben löschen wir sechs Monate nach der Teilnahme.

5. Prozess­automatisierung

Formulardaten werden über Make (Celonis SE, München) automatisiert in interne Arbeitsmittel übertragen (E-Mail-Postfach, Kalender, Dokumenten­verwaltung). Verarbeitung innerhalb der EU oder auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Einsatz von KI-Werkzeugen

Zur Vorbereitung von Erst­gesprächen und für den Website-Check nutze ich KI-Werkzeuge als Arbeitshilfe: Claude von Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland) und ChatGPT von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland). Eingegeben werden nur die Inhalte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind, also die Beschreibung Ihres Anliegens oder die öffentlich zugänglichen Inhalte Ihrer Website. Kontaktdaten aus Ihrer Anfrage wie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gebe ich dort nicht ein. Zu den öffentlichen Inhalten gehört auch Ihr Impressum; beim Website-Check entnimmt das Werkzeug daraus bei Bedarf den Namen für die Anrede (siehe Abschnitt 4). Das Ergebnis legt Claude als Freigabepaket in meinem Google Drive ab (siehe Abschnitt 4). Die Nutzung meiner Eingaben zum Training der Modelle ist in meinen Konten abgeschaltet. Die Anbieter können Daten auch durch ihre Muttergesellschaften in den USA verarbeiten lassen; dafür gelten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Jedes Ergebnis prüfe ich selbst, bevor es an Sie geht; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an einer gründlichen und zügigen Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Einwilligungs­verwaltung

Für die Verwaltung von Einwilligungen wird Complianz eingesetzt. Das Werkzeug speichert Ihre Auswahl in Ihrem Browser sowie einen Nachweis der Einwilligung, damit erteilte oder verweigerte Zustimmungen belegbar sind. Diese Verarbeitung ist zur Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflicht erforderlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß ändern.

8. Reichweitenmessung mit Google-Diensten

Zur Auswertung der Websitenutzung werden Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland eingesetzt. Die Einbindung erfolgt über das Plugin Site Kit von Google.

• Google Analytics 4 zur Auswertung der Nutzung: aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs, technische Angaben zu Gerät und Browser.
• Google Tag Manager zur Verwaltung dieser Einbindung. Der Tag Manager selbst speichert keine Nutzungsprofile, lädt aber die genannten Dienste.
• PageSpeed Insights zur Messung der Ladezeit. Die Messung erfolgt serverseitig ohne Verarbeitung personenbezogener Besucherdaten.

Diese Dienste werden erst geladen, nachdem Sie in der Kategorie Statistik eingewilligt haben. Ohne Einwilligung findet keine Reichweitenmessung statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß widerrufen.

Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die IP-Adresse wird von Google Analytics 4 gekürzt verarbeitet.

Google Ads. Ich schalte Anzeigen über Google Ads, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Ob nach einem Anzeigenklick eine Anfrage, eine Terminbuchung, ein Website-Check oder ein Fördercheck abgeschickt oder ein Anruf ausgelöst wurde, messe ich über die Verknüpfung von Google Analytics 4 mit Google Ads. Das geschieht nur, wenn Sie in der Kategorie Marketing eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Kommen Sie über eine Anzeige auf die Website, enthält die Adresse eine Klick-Kennung (gclid). Sie wird zusammen mit Ihren Angaben im Website-Check oder im Fördercheck gespeichert, damit ich nachvollziehen kann, aus welcher Anzeige eine Anfrage stammt. Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung meiner Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Haftpflicht-Siegel der exali AG

Diese Website nutzt eine Einbindung des Haftpflicht-Siegels der exali AG. Das grafische Element des Siegels wird von den Servern der exali AG nachgeladen. Aufgrund der technischen Gestaltung des Internets wird dabei Ihre IP-Adresse verarbeitet, um die Grafik an Ihren Browser zu übertragen. Wenn Sie das Siegel anklicken, verlassen Sie diese Website und werden auf die Server der exali AG weitergeleitet.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutz­erklärung der exali AG.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie dient dem Zweck, den Nachweis der gesetzlich vorgegebenen Pflichtangaben zur Berufshaftpflicht nach § 2 Abs. 11 DL-InfoV optisch ansprechend zu erbringen. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus dem Zweck, ein ansprechendes Online­angebot zu bieten und die Informationspflichten in gestalterisch ansprechender Weise zu erfüllen.

10. Buchhaltung und Rechnungsstellung

Für die Rechnungsstellung wird Lexware eingesetzt (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg). Verarbeitete Daten: Name, Adresse, Leistungsumfang, Rechnungsbetrag. Serverstandort EU. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Speicherdauer: zehn Jahre gemäß steuerrechtlicher Aufbewahrungspflicht.

11. Newsletter

Für den Versand von Newslettern und Marketinginformationen wird Brevo eingesetzt (Brevo GmbH, Berlin). Grundlage: ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Abmeldung ist jederzeit über den Link im Newsletter möglich.

12. BAFA-Förder­beratung

Im Rahmen von BAFA-geförderten Beratungsprojekten werden für Antragstellung, Abrechnung und Verwendungsnachweis weitere Daten erhoben und an das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

13. Ihre Rechte

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an kontakt@dikoki.de.

Beschwerden können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

14. Datensicherheit

Die Website nutzt TLS-Verschlüsselung. Es werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff und Missbrauch zu schützen.

15. Änderungen

Diese Datenschutz­erklärung wird bei Änderungen der Rechtslage, eingesetzter Dienste oder Prozesse aktualisiert. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.

Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum.

Stand: Oktober 2026