Software und Digitalisierung
Ab welchem Umsatz sich Branchensoftware rechnet
Eine Faustregel, die Kosten und Betriebsgröße ins Verhältnis setzt, und die Rechnung dahinter.
Kurz gesagt: Wer bei 12.000 Euro Monatsumsatz 300 Euro für ein Programm zahlt, gibt zweieinhalb Prozent seines Umsatzes für Software aus. Als erste Orientierung rechne ich bei kleinen Betrieben mit einem halben bis einem Prozent. Diese Schwelle ist meine eigene Arbeitsgröße, eine Branchenkennzahl gibt es dafür nicht. Die großen Branchenlösungen rechnen sich in der Regel erst, wenn mehrere Teams koordiniert werden müssen.
Warum die Rechnung so oft schiefgeht
Branchensoftware wird oft nach dem erhofften Bedarf gekauft. Der Anbieter zeigt, was das Programm alles kann, und genau das überzeugt: Auftragsverwaltung, Kundenportal, Fotodokumentation, App für die Mitarbeitenden, Schnittstelle zur Lohnabrechnung. Alles davon ist sinnvoll. Nur braucht ein Betrieb mit zwei Personen davon vielleicht zwei Funktionen.
Der zweite Fehler steckt im Preis, der nicht auf der Rechnung steht. Ein umfangreiches System muss eingerichtet, gepflegt und erklärt werden. In einem Betrieb ohne eigene Verwaltung macht das der Inhaber, abends. Diese Stunden tauchen nirgends auf, sind aber teurer als die Lizenz.
Die Faustregel
Rechnen Sie zusammen, was alle digitalen Werkzeuge im Monat kosten, und setzen Sie den Betrag ins Verhältnis zum Monatsumsatz.
Diese Schwellen sind ein Erfahrungswert aus der Beratungspraxis, keine allgemeingültige betriebswirtschaftliche Norm. Für Ihren Betrieb kann die passende Grenze abweichen.
Bei 15.000 € Monatsumsatz bedeutet das eine Obergrenze von etwa 75 bis 150 € für sämtliche Werkzeuge zusammen, nicht je Programm.
Was stattdessen funktioniert
In kleinen Betrieben löst eine Kombination aus zwei bis drei schlanken Werkzeugen fast denselben Zweck zu einem Bruchteil der Kosten: eines für Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnexport, eines für die Dokumentation der Arbeit vor Ort mit Fotos, dazu ein gemeinsamer Ablageort für Verträge und Checklisten. Der Nachteil ist, dass es keine Alles-in-einem-Lösung ist. Der Vorteil ist, dass jedes Teil einzeln ersetzbar bleibt, wenn der Betrieb wächst.
Wann der Wechsel ansteht
Die große Lösung wird sinnvoll, sobald mehrere Teams parallel arbeiten, Kunden einen eigenen Zugang erwarten oder die Abstimmung zwischen den Einzelwerkzeugen mehr Zeit kostet, als sie spart. Legen Sie diese Schwelle beim Kauf der kleinen Lösung schriftlich fest, zum Beispiel als Umsatzhöhe oder Zahl der Mitarbeitenden. Dann ist der spätere Wechsel eine geplante Entscheidung und kein Bauchgefühl.
Woher diese Zahlen stammen
Aus einem Beratungsmandat mit einem Immobilienpflegebetrieb, der kurz vor der Einführung eines Systems für rund 300 € monatlich stand. Nach der Rechnung fiel die Entscheidung anders aus: schlanke Kombination für einen Bruchteil, dazu eine benannte Umsatzschwelle für den späteren Wechsel. Nachzulesen in den Projektbeispielen.
Steht bei Ihnen eine solche Entscheidung an? Diese Prüfung ist Teil der Digitalisierungsberatung und ab zehn Beratungstagen über das Programm MID förderfähig, sobald ein neuer Aufruf startet. Der Aufruf 2026 ist ausgeschöpft.
Text: Igor Solowjew
Rechnet sich Ihre Software noch?
Wenn Sie in Nordrhein-Westfalen einen Ablauf digitalisieren und dafür eine Software auswählen und einführen, kann das Landesprogramm MID – Digitale Prozesse die Beratung dazu mit bis zu 15.000 Euro bezuschussen. Der Aufruf 2026 war nach drei Tagen ausgeschöpft, ein neuer Aufruf ist offen.