Der Inhaber ist der Engpass: Woran man es erkennt und was es kostet

Kurz gesagt: Zwanzig kurze Rückfragen am Tag summieren sich auf 33 Stunden im Monat und 363 Stunden im Jahr. Die Ursache liegt fast immer bei fehlenden Freigabegrenzen. Wer sie festlegt, gewinnt den größten Teil dieser Zeit zurück.

Entscheidungen bleiben liegen, Angebote warten, Mitarbeiter fragen nach und Kundeneskalationen wandern nach oben.

Dann fehlt nicht zwingend Personal. Es fehlt ein System, das ohne ständige Freigabe funktioniert.

Wie sich Inhaberabhängigkeit im Alltag zeigt

Fast jedes Angebot braucht eine Freigabe, weil Preis, Rabatt oder Leistungsumfang im Kopf des Inhabers stecken statt in einem Prozess. Mitarbeiter fragen bei denselben wiederkehrenden Fällen immer wieder nach, meist weil niemand definiert hat, was selbst entschieden werden darf. Ein voller Posteingang nach dem Urlaub ist normal; wenn währenddessen zentrale Entscheidungen im Unternehmen stillstehen, ist das ein anderes Signal.

Oft kommt hinzu, dass Kunden ausschließlich den Chef als Problemlöser kennen, was die Bindung kurzfristig stärkt, aber jede Eskalation zur persönlichen Aufgabe macht. Wissen über Sonderregeln einzelner Kunden liegt dann nur in Chats, Mails oder im Gedächtnis einer Person, das ist ein Betriebsrisiko. Und wenn jeder neue Auftrag proportional mehr Chefzeit verlangt, wächst vor allem die persönliche Belastung des Inhabers, während Führungsentscheidungen im Tagesgeschäft liegen bleiben.

Was der Engpass kostet

Die Kosten stehen selten als eigene Position in der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Sie verstecken sich in Unterbrechungen und Wartezeiten, und sie bestehen aus zwei Teilen: der Zeit selbst und dem, was in dieser Zeit nicht passiert ist.

• Rückfragen am Arbeitstag, je fünf Minuten20
• Unterbrochene Zeit im Monat33 Stunden
• Im Jahr, bei elf Arbeitsmonaten363 Stunden
• Führungszeit, die zu 80 Euro bewertet fehlt29.040 Euro

Anzahl und Stundenwert sind angenommen. Die eigene Zahl bekommen Sie in einer Woche: Notieren Sie jede Unterbrechung mit Uhrzeit und Anlass.

33 Stunden im Monat sind mehr als vier volle Arbeitstage, bevor Vertrieb, Führung oder eine strategische Entscheidung überhaupt begonnen haben. Der Stundenwert von 80 Euro ist dabei nicht der Lohn des Inhabers. Er steht für das, was eine Stunde Führungsarbeit im Unternehmen bewirken könnte, wenn sie stattfände.

Nicht jede Rückfrage muss verschwinden

Ein Unternehmer soll weiterhin bei außergewöhnlichen Entscheidungen eingebunden sein. Ziel ist, wiederkehrende Entscheidungen so weit zu standardisieren, dass nur echte Abweichungen nach oben müssen. Dafür braucht es je nach Betrieb klare Zuständigkeiten, Preis- und Freigabegrenzen, dokumentierte Abläufe, zentrale Informationen, Kennzahlen statt Einzelmeldungen und eine zweite Verantwortungsstufe.

Vor der Software kommt die Bestandsaufnahme

Nehmen Sie zehn typische Unterbrechungen der letzten Woche und ordnen Sie jede einer Kategorie zu: Information fehlte, Regel fehlte, Kompetenz fehlte, Zugriff fehlte oder echte Chefentscheidung. Was mehrfach in derselben Kategorie auftaucht, ist ein wiederkehrendes Prozessproblem und kein Einzelfall mehr.

Warum das auch den Unternehmenswert betrifft

Ein Käufer bewertet nicht nur Umsatz und Gewinn. Er muss wissen, welcher Teil davon ohne die heutige Inhaberleistung fortbesteht. Je mehr operative Arbeit und Kundenbeziehung untrennbar an einer Person hängen, desto mehr muss später ersetzt werden. Inhaberabhängigkeit ist damit gleichzeitig ein Organisations-, Wachstums- und Nachfolgethema.

Was Inhaberabhängigkeit für den Unternehmenswert bedeutet, vertieft Was Ihr Unternehmen wert ist, wenn Sie nicht mehr da sind, ob ein Berater dabei hilft, klärt Wann lohnt sich ein Unternehmensberater und wann nicht? Wie ein Betrieb sein Wissen aus einzelnen Köpfen löst, zeigt das Projektbeispiel Betriebswissen sichern. Wann eine zweite Führungsebene die Lösung ist, zeigt Wann braucht ein Unternehmen eine zweite Führungsebene?

Text: Igor Solowjew