Personal aufbauen
Wann lohnt sich der erste Mitarbeiter?
Der erste Mitarbeiter wird wirtschaftlich, wenn die zusätzliche Kapazität mehr Deckungsbeitrag ermöglicht, als sie das Unternehmen vollständig kostet, unabhängig vom Gefühl, ob gerade „genug Arbeit da ist".
Genau an dieser Rechnung scheitern viele frühe Personalentscheidungen, weil mit dem Bruttolohn statt mit den tatsächlichen Arbeitgeberkosten gerechnet wird.
Stufe 1: Die Aushilfe nimmt einzelne Stunden ab
Am Anfang steht meist Entlastung. Eine Aushilfe übernimmt wiederkehrende operative Aufgaben, damit der Inhaber mehr Zeit für Kunden, Organisation oder Verkauf hat. Die wichtige Frage lautet: Was passiert mit der freigewordenen Inhaberzeit? Wenn sie nur durch andere operative Aufgaben gefüllt wird, entsteht noch kein zusätzlicher wirtschaftlicher Hebel.
Stufe 2: Regelmäßige Teilzeit schafft planbare Kapazität
Sobald die Auftragslage wiederkehrend ist, wird aus einzelnen Stunden eine feste Kapazität. Jetzt müssen drei Zahlen zusammenpassen: die Arbeitgeberkosten pro Monat, die produktiv nutzbaren Stunden und der Deckungsbeitrag, den diese Stunden ermöglichen. Nicht jede bezahlte Stunde ist dabei fakturierbar, Urlaub, Krankheit, Einarbeitung, Besprechung, Fahrt oder interne Tätigkeiten reduzieren die produktive Zeit.
Stufe 3: Die Vollzeitkraft braucht genügend wirtschaftliche Arbeit
Beispielhaft gerechnet: Eine Vollzeitkraft kostet das Unternehmen einschließlich Arbeitgeberkosten und weiterer personalbezogener Aufwendungen beispielsweise 4.000 Euro im Monat. Diese Zahl muss im konkreten Betrieb mit Lohnbuchhaltung beziehungsweise Steuerberatung ermittelt werden.
Entscheidend ist, wie viele der bezahlten Stunden am Ende beim Kunden ankommen.
- Arbeitgeberkosten im Monat4.000 Euro
- Bezahlte Stunden167
- Davon abrechenbar nach Urlaub, Krankheit, Rüstzeit120
- Bei 30 Euro Deckungsbeitrag je Stunde3.600 Euro, die Stelle trägt sich nicht
- Bei 50 Euro je Stunde6.000 Euro, bleiben 2.000
Die Arbeitgeberkosten muss Ihre Lohnbuchhaltung liefern, nicht dieser Artikel. Angenommen sind hier nur die Quote der abrechenbaren Stunden und der Deckungsbeitrag.
Zwischen 30 und 50 Euro liegt die ganze Entscheidung, und der Unterschied entsteht selten an der Person. Er entsteht an der Frage, welche Aufträge diese Stunden füllen. Wer bei 30 Euro einstellt und hofft, dass sich der Rest ergibt, hat die Stelle bereits falsch besetzt, bevor jemand da war.
Die Stelle darf nicht nur Arbeit vom Inhaber übernehmen
Ein Mitarbeiter kann sich trotzdem lohnen, obwohl sein eigener Umsatz die Kosten nicht direkt deckt, wenn dadurch höherwertige Inhaberzeit frei wird. Beispiel: Die Fachkraft übernimmt 80 Stunden operative Arbeit. Der Inhaber nutzt davon 30 Stunden für Vertrieb und gewinnt dadurch wiederkehrende Aufträge mit höherem Deckungsbeitrag. Dann muss die Stelle als Teil des gesamten Kapazitätsmodells betrachtet werden.
Vor der Einstellung drei Engpässe prüfen
Entscheidend ist erstens eine über mehrere Monate belastbare Nachfrage, kein einzelner guter Monat. Zweitens muss sich die Arbeit tatsächlich übergeben lassen, wenn jeder Handgriff weiterhin durch den Inhaber erklärt und kontrolliert werden muss, entsteht kaum Entlastung. Und drittens braucht es genügend Liquidität für die Anlaufphase, in der Einarbeitung bereits Geld kostet, bevor volle Produktivität entsteht.
Einstellung ist eine Kapazitätsentscheidung
Die richtige Frage lautet deshalb: Welche zusätzliche wirtschaftlich nutzbare Kapazität kaufen wir mit dieser Stelle, und wie wird sie ausgelastet? Erst dann wird Personalplanung von Hoffnung zu Rechnung.
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Text: Igor Solowjew