Mitarbeiter einstellen oder automatisieren?

Vor einer Einstellung sollte deshalb geklärt werden, welche Arbeit tatsächlich mehr Kapazität braucht.

Drei Arten von Arbeit

Die erste Art ist Arbeit, die Wert schafft: Kunden beraten, Leistungen erbringen, verkaufen, Entscheidungen treffen, Aufgaben, die häufig weiterhin Menschen brauchen.

Die zweite ist notwendige, aber standardisierbare Arbeit wie Daten übertragen, Termine bestätigen, Informationen zusammensuchen oder wiederkehrende Dokumente vorbereiten. Hier lohnt sich die Prüfung auf Prozessvereinfachung oder Automatisierung.

Die dritte ist Arbeit, die gar nicht erst entstehen sollte: doppelte Eingaben, unnötige Rückfragen, das Suchen nach Dateien, Korrekturen wegen fehlender Informationen. Diese Arbeit sollte verschwinden.

Beide Wege nebeneinander gerechnet

Es geht um dieselbe Aufgabe: 60 Stunden im Monat, die für Angebotserstellung, Dateneingabe und Terminbestätigungen draufgehen.

• Teilzeitkraft, 20 Wochenstunden, Arbeitgeberkosten32.400 Euro im Jahr
• Davon für diese Aufgabe nutzbar720 Stunden
• Kosten je bearbeiteter Stunde45 Euro

• Automatisierung, Analyse und Einrichtung einmalig6.500 Euro
• Lizenzen im Jahr1.400 Euro
• Pflege und Kontrolle, 10 Stunden im Monat5.400 Euro
• Erstes Jahr13.300 Euro, ab dem zweiten 6.800

Löhne, Lizenzkosten und Einrichtungsaufwand sind angenommen und schwanken je nach Aufgabe erheblich. Die Systematik trägt trotzdem: Beide Wege gehören mit Folgekosten über drei Jahre nebeneinander, bevor entschieden wird.

Der Kostenvergleich fällt hier klar zugunsten der Automatisierung aus. Er beantwortet die Frage trotzdem nicht allein, denn die Teilzeitkraft kann bei einer Reklamation einspringen, ein Angebot nachtelefonieren und eine Unstimmigkeit bemerken, die kein Regelwerk erfasst. Eine Automatisierung, die 40 Stunden spart und monatlich zehn Stunden Pflege verlangt, spart in Wahrheit 30.

Häufig ist die Kombination richtig

Ein wachsendes Unternehmen kann gleichzeitig Personal und bessere Prozesse brauchen.

Beispiel: Eine neue Vertriebsmitarbeiterin wird eingestellt. Wenn sie anschließend 30 Prozent ihrer Zeit mit manueller Datenpflege verbringt, wird ein teurer Teil ihrer Arbeitszeit falsch eingesetzt. Ein CRM oder automatisierte Vorqualifizierung kann dafür sorgen, dass mehr ihrer Zeit in Kundenarbeit fließt. Die Automatisierung verändert dann vor allem, wofür die bezahlte Zeit genutzt wird.

Vier Fragen zur Einordnung

Wie unterschiedlich sind die Fälle? Wie oft kommt die Aufgabe vor? Muss ein Mensch beurteilen oder nur ausführen? Und steigt das Volumen so stark, dass ein manueller Prozess bald erneut an Grenzen kommt?

Je höher Volumen und Regelmäßigkeit, desto interessanter wird Automatisierung. Je höher Varianz und Verantwortung, desto eher bleibt menschliche Arbeit zentral.

Nicht an der falschen Stelle sparen

Ein persönliches Verkaufsgespräch kann wirtschaftlich viel wertvoller sein als eine vollautomatische Strecke mit schlechterer Abschlussquote. Ziel ist die richtige Kapazität für die richtige Aufgabe.

Was eine unbesetzte Stelle wirklich kostet

Eine offene Stelle hat keinen Lohnaufwand, gerade deshalb wird ihre wirtschaftliche Wirkung leicht unterschätzt. Wenn Arbeit liegen bleibt, Überstunden steigen, der Inhaber selbst einspringt oder Aufträge abgelehnt werden, entstehen die Kosten trotzdem, nur an anderer Stelle: in Mehrarbeit des bestehenden Teams, in Führungs- oder Vertriebszeit, die stattdessen operativ verbraucht wird, und in Aufträgen, die mangels Kapazität gar nicht erst angenommen werden. Vier abgelehnte Aufträge im Monat bei durchschnittlich 800 Euro Deckungsbeitrag sind 3.200 Euro potenziell entgangener Deckungsbeitrag, eine Zahl, die belastbarer ist als das Gefühl „wir könnten mehr, wenn wir jemanden hätten". Erst wenn diese Summe bekannt ist, lässt sich seriös entscheiden, ob ein höheres Recruitingbudget wirtschaftlich sinnvoller ist als monatelanges Warten.

Mitarbeiter einstellen oder extern vergeben?

Eine feste Stelle kauft dauerhafte Kapazität, ein externer Dienstleister kauft eine definierte Leistung oder Flexibilität. Welche Variante wirtschaftlicher ist, hängt weniger vom Stundensatz ab als von Auslastung und Wiederholbarkeit der Aufgabe: Fällt sie dauerhaft an und ist eng mit internen Abläufen verbunden, spricht das für eine Einstellung. Schwankt das Volumen stark oder wird nur punktuell Spezialwissen gebraucht, spricht das für externe Vergabe. Der Vergleich muss über Gesamtkosten pro wirtschaftlich nutzbarer Leistung laufen, nicht über Bruttolohn gegen Agenturstundensatz, denn Arbeitgeberkosten, Ausfallzeiten und Einarbeitung gehören ebenso in die Rechnung wie interne Steuerungszeit bei externen Partnern. Häufig ist eine Kombination am wirtschaftlichsten: Verantwortung und Kernwissen bleiben intern, Spitzenlast und Spezialaufgaben gehen extern.

Wann sich die erste Einstellung überhaupt lohnt, klärt Wann lohnt sich der erste Mitarbeiter?

Text: Igor Solowjew