KI im Unternehmen: Welche Anwendung rechnet sich zuerst?

Wer mit dem Werkzeug beginnt, findet schnell viele Möglichkeiten. Wer mit der Aufgabe beginnt, findet eher eine Investition, die sich begründen lässt.

Was die Auswahl leitet

Wie oft die Aufgabe anfällt, bestimmt maßgeblich den Hebel: zehn Minuten einmal im Monat bringen kaum etwas, bei hundert Wiederholungen sieht die Rechnung anders aus. Genauso wichtig ist die tatsächliche Bearbeitungszeit, gemessen, nicht geschätzt, und wie standardisiert die Aufgabe ist: Je klarer die Regeln und je ähnlicher die Eingaben, desto leichter lässt sich prüfen, ob KI oder klassische Automatisierung passt.

Dazu kommt, wo die notwendigen Daten liegen. Ein Anwendungsfall kann technisch attraktiv sein und trotzdem scheitern, wenn Informationen unvollständig, ungeordnet oder rechtlich nicht nutzbar sind. Und schließlich: Was passiert bei einem falschen Ergebnis? Ein interner Textentwurf hat eine andere Risikoklasse als eine automatisierte Entscheidung gegenüber Kunden.

Gute erste Kandidaten

In vielen Unternehmen lassen sich insbesondere wiederkehrende Informations- und Textaufgaben untersuchen: Anfragen vorsortieren, Informationen aus Dokumenten herauslesen, Angebotsentwürfe vorbereiten, vorhandenes Unternehmenswissen auffindbar machen, wiederkehrende Kundenkommunikation vorbereiten, Daten für Planung und Prognosen strukturieren. Genau diese Prüfung entscheidet, ob ein Fall anschließend wirklich KI braucht.

Eine einfache Wirtschaftlichkeitsrechnung

Eine wiederkehrende Aufgabe dauert heute zwölf Minuten und fällt 400-mal im Monat an. Eine Lösung halbiert die Bearbeitungszeit.

• Aufwand heute, 12 Minuten mal 40080 Stunden im Monat
• Nach Halbierung frei40 Stunden im Monat
• Bewertet mit 45 Euro, im Jahr21.600 Euro
• Einführung einmalig, Lizenzen und Kontrolle im Jahr18.000 und 9.600 Euro
• Erstes Jahrminus 6.000 Euro, danach plus 12.000

Häufigkeit, Bearbeitungszeit und Kosten sind angenommen und schwanken je Anwendungsfall stark. Messen Sie die Bearbeitungszeit an zehn echten Vorgängen, bevor Sie rechnen. Geschätzte Zeiten liegen fast immer zu niedrig.

Der Amortisationspunkt liegt hier im achtzehnten Monat. Das ist für ein kleines Unternehmen eine lange Zeit, in der sich Aufgabe, Software und Anbieter verändern können. Deshalb ist die Häufigkeit die wichtigste der vier Größen: Fällt dieselbe Aufgabe nur hundertmal im Monat an, kippt die Rechnung, und keine Verbesserung der Technik holt das wieder herein.

Wo KI nicht zuerst eingesetzt werden sollte

Wenn der zugrunde liegende Prozess unklar ist, die notwendigen Daten fehlen oder niemand für Ergebnisse und Kontrolle verantwortlich ist, löst KI das Organisationsproblem nicht. Auch rein deterministische Aufgaben sind oft mit normaler Automatisierung günstiger und zuverlässiger lösbar. Eine feste Regel braucht nicht automatisch ein Sprachmodell.

Förderung in Nordrhein-Westfalen

NRW.BANK.Impuls KI fördert aktuell die Vorbereitung des KI-Einsatzes bei geeigneten KMU in Nordrhein-Westfalen. Modul A umfasst konzeptionelle Beratung, darunter Identifikation und Priorisierung von Anwendungsfällen sowie technische und organisatorische Voraussetzungen. Der Zuschuss beträgt 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben, maximal 25.000 Euro, bei einer Bagatellgrenze von 5.000 Euro Zuschuss.

Der Antrag muss vor Beginn des Vorhabens gestellt und bewilligt sein.

Ob ein Anwendungsfall überhaupt KI oder eher klassische Automatisierung braucht, klärt Braucht dieser Prozess wirklich KI?, die Kostenfrage direkt Was kostet KI-Beratung und wann lohnt sie sich? Wie ein solcher Fall in der Praxis aussieht, zeigt KI am Telefon in einem Friseursalon.

Text: Igor Solowjew